Lege inbox? Lekker! Zo doe je dat.

Al weken geen lege inbox gezien? Zonde! Een lege inbox geeft rust, grip en voldoening. Dus hoe houd je die inbox in toom? Hier is een handig lijstje dat helpt.

Voor je begint. Bedenk dat een lege inbox meestal geen doel op zich is maar een middel tot een ander doel. Merk je dat je geobsedeerd raakt door een lege inbox dan is dat waarschijnlijk een teken dat je het grotere geheel uit het oog verliest. Als dat het geval is raad ik je aan om te reflecteren op hoe jij op dit moment in je werk zit. Als je werkdagen regelmatig ervaart als ‘de dag doorkomen’ of ‘overleven’ of ‘een struggle’ dan is het tijd voor verandering. Onderzoek wat er nodig is en trek op tijd aan de bel. Je wil chronische stress en burn-out voorkomen.

Dan nu de tips.

Elke dag een lege inbox

  • Reserveer elke ochtend een moment voor het verwerken van e-mail. Begin er je werkdag mee en zorg dat je niet wordt gestoord. Soms duurt het een kwartier, soms een uur, afhankelijk van hoeveel mail je te verwerken krijgt.
  • Delete of archiveer meteen de mails waar geen actie uit voortkomt. Nieuwsbrieven waar je nooit aan toekomt? Schrijf je direct uit. Hoe minder mail je binnenkrijgt hoe beter.
  • Komt er wel actie uit voort? Wat je in ongeveer 2 minuten kan doen, doe dat meteen.
  • Vraagt het meer dan 2 minuten? Plan het. Schrijf de actie in je agenda of op je takenlijst.
  • Bekijk hierna nog maximaal 2 keer je e-mail. Kies vaste momenten, bijvoorbeeld na de lunch en een uur voor vertrek. Die nieuwe berichten bekijk je om geen urgente zaken te missen maar je laat ze staan tot de volgende ochtend.

Je controleert je e-mail dus maar drie keer per dag en scoort in de ochtend direct een portie voldoening. Heerlijk toch?

Twee laatste tips:

    • Zitten er mails in je box die ouder zijn dan twee maanden? Overweeg dan om al die oude berichten in één klap naar het archief te verplaatsen. Dat ruimt lekker op zonder dat je de berichten kwijt bent.
    • Zorg dat je e-mail alert uitstaat zodat je de hele dag ongestoord kunt werken.
Succes!